۱-سند حسابداری چیست؟
۲-برای ثبت یک سند حسابداری باید چه چیزهایی را بدانیم؟
۳-تفاوت سند حسابداری سنتی و سیستمی؟

۱-سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری
ورود اطلاعات هر رویداد مالی در سیستم حسابداری تنها از طریق ثبت سند حسابداری صورت می پذیرد لذا سند حسابداری به عنوان درگاه ورود اطلاعات در سیستم حسابداری ازاهمیت بالایی برخوردار است. سند حسابداری از دو منظر دارای اهمیت و حساسیت فوق العاده ای است:

۱٫ درگاه ورود اطلاعات به سیستم حسابداری :جهت ثبت هر رویداد مالی و ورود اطلاعات به سیستم حسابداری ،عملیات تشخیص مهمترین کار می باشد. تشخیص عبارت است از اینکه جهت ثبت هر رویداد مالی چه عنوان حساب های ، به چه مبلغ و در چه زمانی بدهکار یا بستانکار گردند. در واقع این امر سنگ بنای تمام اطلاعات و گزارشات حسابداری می باشد لذا اهمیت آن واضح و بدیهی است.جهت ثبت اسناد حسابداری و امر تشخیص ضوابط و قوانینی ( استاندارد های حسابداری) وجود دارد که بایستی طبق آن عمل گردد که در غیر اینصورت اسناد صادره فاقد اعتبار می باشد.
۲٫مستندات و مدارک مثبته ضمیمه اسناد حسابداری: جهت هر ثبت حسابداری بایستی اسناد و مدارک مثبته ای وجود داشته باشد که اثبات کننده اسناد ثبت شده باشد. عدم وجود مدارک مثبته سبب کاهش قابلیت اعتماد و اتکا اسناد حسابداری و یا رد اسناد حسابداری می شود.
۲-برای ثبت یک سند حسابداری چه چیزهایی را باید بدانیم؟

تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی و ثبت سند حسابداری
بعد از اینکه یک سری اطلاعات مالی رو از منابعی که ذکر شد جمع آوری کردیم نوبت به ثبت سند حسابداری میرسه.
برای ثبت سند حسابداری داشتن قدرت تجزیه و تحلیل مسائل و رخدادهای مالی خیلی مهمه چرا که اساس تهیه و تحریر دفاتر قانونی و در نهایت تهیه صورتهای مالی اساسی که مورد توجه استفاده کنندگان داخلی و خارجی هست همین ثبت سند حسابداریه.ادامه مطلب رو بخونید تا با نحوه نوشتن سند حسابداری آشنا بشید.
منظور از تجزیه و تحلیل رویدادهای حسابداری :
به طور خلاصه اینه که تشخیص بدیم یک حساب در چه حالتی بدهکار و یا بستانکار میشه.این موضوع هم که مربوط میشه به معادله حسابداریمون که همه در جریان هستید:
دارایی = سرمایه + بدهی
به طور قراردادی میگیم که دارایی که سمت راست معادله قرار داره افزایشش بدهکار و کاهشش بستانکار خواهد بود و در مقابل طرف سمت چپ (سرمایه و بدهی) برعکس داراییها افزایشش بستانکار و کاهشش بدهکار خواهد تغییر یک طرف معادله باعث تغییر سمت دیگه میشه و این اساس حسابداری دوبله که حسابدارها باهاش سرو کار دارند.
در معادله حسابداری فقط حسابهای دائمی یا ترازنامه های قرار دارند و حسابهای سود و زیانی و یا موقتی آورده نمیشند.یعنی با هزینه و درآمد در این معادله کاری نداریم.
قبل از شروع به نوشتن سند حسابداری یک سری تعاریف رو لازمه که آشنا باشید که عبارتند از :
اسناد و مدارک مثبته:

به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، «اسناد مثبته» گفته می شود. مانند فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و ……
سند حسابداری:

برگه ای است که اطلاعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی قبل از ثبت در دفاتر حسابداری، در آن نوشته می شود و سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداری دفاتر حسابداری تنظیم می گردد.
۳-تفاوت سند حسابداری سنتی و سیستمی؟

در حسابداری سنتی سند حسابداری(Journal Voucher) برگه ای است که حداقل یک تراکنش مالی(شامل یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار) در آن نوشته می شده است. و چنین مدرکی پس از امضای مرجع ذی صلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر کل، معین و روزنامه است.
با استفاده فراگیر از کامپیوتر در ثبت تراکنشهای مالی این دیدگاه نیز به طور کلی تغییر یافته است. سند حسابداری در ثبت رایانه ای رویدادهای مالی، عبارت است از یک فرم که کاربر می تواند یک/چند تراکنش مالی را در آن وارد نماید. هر تراکنش مالی مرکب از دو آرتیکل و هر آرتیکل در بردارنده حداقل یک کد حساب و مبلغ(بدهکار/بستانکار) می باشد به علاوه هر سند مالی الزاما دارای شماره سریال و تاریخ نیز هست. برخی توسعه هایی که در اسناد حسابداری رایانه ای داده شده است عبارتند از:
۱- برای هر آرتیکل در سند علاوه بر کد حساب می توان N کد کنترلی(تفصیلی) جهت منظورهای مختلف را نیز درج کرد(مثلا کد پروژه، کد ریز هزینه، کد قرارداد و …)
۲- برای هر آرتیکل در سند علاوه بر مبلغ(بر اساس واحد شمارش) می تواند مبلغ مرتبط با ارز، نرخ مبادله و نوع ارز را نیز ثبت کرد.
۳- هر سند می تواند انواع مختلفی داشته و این انواع در طبقه بندی گزارشهای مالی موثر باشد.
۴- هر سند می تواند دارای چند شماره باشد(شماره سریال موقت، شماره سریال دائم، شماره فرعی سند، شماره عطف سند و….)
۵- کلیه ویرایش های انجام شده تا قبل از تایید نهایی توسط سیستم و به نام کاربر ثبت می شود و تاریخچه تنظیم سند قابل گزارش گیری است.
۶- امکان پردازش آرتیکلها(حذف، کپی، حذف و کپی، ارسال، درج، مرتب سازی و..) به راحتی امکان پذیر است.
۷- امکان پردازش اسناد(ادغام اسناد، مرتب سازی، کپی محتوا از سند دیگر و…) به راحتی امکان پذیر است.
۸- مراحل تنظیم تا ثبت قطعی سند می تواند N مرحله ثابل تعریف باشد(تنظیم، بازبینی، ثبت سند، تایید، تصویب، ثبت قطعی سند و…)
۹- می توان الگوی سند مالی تنظیم نموده و برای تعاملات مالی مشخص(نظیر پرداخت وجه، فروش کالا و…) وفق الگوی تعریف شده به سادگی سند را تنظیم کرد.
نکته : اصولا در سیستم های مالی رایانه ای معمولا دستکاری(Manipulation) اسناد به راحتی امکان پذیر است و مدیر مالی سازمان باید با استفاده از تنظیمات کاربری و تدوین دستورالعمل کنترلهای داخلی در مورد تنظیم اسناد جلوی سوء استفاده های محتمل را سد نماید.