نگاهی اجمالی در  استفاده از فونتها در نامه های اداری و اصطلاحات رایج در مکاتبات اداری

نگاهی اجمالی در استفاده از فونتها در نامه ها و مکاتبات اداری
در دوران گذشته که هنوز دستگاهی اختراع نشده بود تا متن را بهصورت منظم و مرتب بنویسد، افراد مجبور بودند که متن ها را با دست خط خویش،بنویسند.« از آن جا که دست خط هر کس با دیگری متفاوت است و هر کس بنا بر ذوق وسلیقه خویش، خط می نویسد» لذا ممکن بود خواننده در خواندن متن دچار مشکل شود و حتینتواند متن را به خوبی بخواند. احتمالاً آن حکایت را شنیده اید که شخص خطی می نوشتکه نه خود می توانست بخواند و نه دیگری! اما امروزه با پیش رفت صنعت چاپ و وجودتکنولوژی های متعدد در این حوزه، مشکل خوانایی و ناخوانایی خط حل شده است. تکنولوژیها فارغ از این که چه کسی از آن ها استفاده می کند، خروجی یکسانی تولید می کنند. منظور این که، مهم نیست چه کسی متن را می نویسد چون متن تایپ شده از یک استانداردپیروی می کند و خروجی کار استاندارد است و برای همگان خوانا.

قابل ذکر است مقاله حاضر حاصل تجربیات شخصی ام است و ادعایی برصحت مطالب ندارم. لذا پذیرنده نقدهای شما هستم و باعث خرسندی ای است، اگر اشکالی درمطالب یافتید تذکر دهید. تا هم بر من معلوم شود و هم دیگران مطالب را به غلطنیاموزند.

فونت ها:

فونت ها که در زبان فارسی به آن ها قلم گفته می شود در جایگاهخود حائز اهمیت هستند. همان گونه که هر شخص با قلم خویش، نوعی متفاوت از قلم دیگریمی نویسد، فونت ها هم مثل هم نیستند و هر کدام شکل منحصربه فردی دارند. در حد امکانباید سعی نمود تا از فونت ها به خوبی استفاده کرد و هر کدام را در جای خود به کاربرد. در نظرگاه شخصی بنده، بحث نمودن پیرامون فونت ها نیاز به پرداخت دارد و بایدبه آن توجه نمود. در ذیل می کوشم تا تجربیات شخصی ام را در زمینه استفاده از فونتها بیان کنم. امید آن دارم که مقبول و مفید واقع گردد.

فونت های فارسی_عربی:

متاسفانه فارسی زبانان بیش تر از فونت عربی استفاده می کنند تافارسی. آن ها ناخودآگاه از فونت های عربی استفاده می کنند و فکر می کنند که هیچفرقی بین فونت فارسی و عربی نیست. در صورتی که بین این دو تفاوت های چشم گیری دیدهمی شود که در قسمت های بعد به آن اشاره خواهد شد.

تشخیص فونت عربی از فارسی:

▪ ی:

همه کسانی که از کامپیوتر استفاده می کنند، احتمالاً حداقل برایکنجکاوی هم که شده از Word استفاده کرده اند. اگر توجه کرده باشید هنگامی که متنیرا تایپ می کنید و فونت آن را به فونت های (مثلاً) فارسی (مثل نازنین، میترا،یاقوت، هما و…) تغییر می دهید، می بینید که «ی» در وسط کلمه ها جدا و تنها نوشتهشده است. احتمال قریب به یقین از کلیدهای (Replace)Ctrl + h و جای گزین نمودن Shift + x به جای «ی» برای رفع این مشکل استفاده کرده و از جادوی Ctrl + h لذت برده اید. اما به رغم حظی که برده اید باید خدمتان عرض کنم که با این کار «ی» فارسی را به «ی» عربی تبدیل کرده اید. برای رفع این مشکل نباید از Shift +x استفاده کنید چون مشکلاز متن نیست بلکه مشکل از فونت است که شما به اشتباه از نسخه عربی استفاده کردهاید. بنابراین توصیه می کنم که حتماً از فونت های فارسی استفاده کنید. برای تشخیص «ی» عربی نیز، در قسمت پایین آن دو نقطه وجود دارد، اما در فارسی نقطه وجود ندارد.

▪ ک:

ک در فارسی به صورت سرکش دار نوشته می شود، درصورتی که در عربیسرکش ندارد و یک حمزه کوچک روی آن است. البته ممکن است که بعضی از فونت های عربیاین تفاوت را نشان ندهند.

▪ ارقام:

ارقام ۴۵۶ در فارسی به صوت دندانه دار نوشته می شوند، در عربیتقریباً دندانه ندارند، مثلاً زائده قسمت پایینی ۵ حذف می شود و ۶ به صورت L برعکسو قرینه نوشته می شود. ۴ نیز به صورت شکسته نوشته می شود.

چرا فونت فارسی؟

ممکن است بپرسید؛ برای خواننده مهم نیست که متن با چهفونتی(عربی یا فارسی) نوشته شده است و در هر دو حالت، متن را یک جور می خواند و بهمشکل خاصی برخورد نمی کند. در جواب باید بگویم، درست است که فرق بین این دو، بهمفهوم کلمات و روان خواندن آن ها خدشه ای وارد نمی کند. اما ممکن است به مشکلاتبسیار ظریفی برخورد کنید که هرگز فکرش را نمی کردید. به عنوان نمونه، موتورهای جستوجو اغلب به صورت کاراکتر به کاراکتر جست و جو می کنند، مثلاً وقتی شما کلمه “آمونیاک” را جست و جو می کنید، موتور جست وجو این کلمه را حرف به حرف خوانده و بنابر درخواست شما (جست و جوی سریع و پیش رفته) اقدام می نماید. حال فرض کنید که شمابا یک ویندوز فارسی و فونت فارسی این کلمه را نوشته اید، اما سایت هایی که این کلمهرا در متن خود دارند از ویندوز و فونت عربی استفاده کرده اند. موتور جست وجو نمیتواند این کلمه را تشخیص بدهد، زیرا کاراکترهای «ک» و «ی» آن ها با هم فرق می کند.

البته شایان توجه است؛ بعضی از ویندوزها هم فارسی یا عربیهستند. ویندوزهای قدیمی ۹۸ اکثراً عربی اند. حتی بعضی از نسخه های ویندوز XP SP۱نیزعربی اند. توصیه ام این است که از ویندوزهای فارسی استفاده کنید.

از چه فونت هایی استفاده کنیم؟

▪ برای متن های چاپی:

ـ سرتیتر:

برای سرتیتر از فونت های تیتر، هما و یا فونت های دیگر (به صورت Bold) استفاده کنید. به نظر من فونت تیتر از بقیه مناسب تر است.

ـ بدنه متن:

اگر متنی که تایپ می کنید فارسی است، از فونت های فارسی استفادهکنید. به نظر من فونت های نازنین، میترا، یاقوت، لوتوس و زر نسبت به فونت های دیگرمناسب ترند. زیرا شکل زیبایی دارند و به خوانایی و زیبایی متن کمک می کنند.

▪ متن هایی تحت وب:

اگر می خواهید متن را در سایت و یا وبلاگی قرار دهید، بهتر استاز فونت های استاندارد انگلیسی ویندوز استفاده کنید، زیرا ممکن است کاربری که میخواهد متن شما را از اینترنت دانلود کند، فونت فارسی نداشته باشد. اما به حتم فونتانگلیسی را دارد. بهترین و معمول ترین فونت ها در این حوزه فونت هایTahoma ,Times New Roman ,Arial است.

اندازه فونت برای متن های فارسی:

▪ Tahoma:

اندازه های بین ۸pt تا ۱۱Pt مناسب است. در خارج از این محدوده،این فونت شکل زیبایی نخواهد داشت. در بعضی از وبلاگ های ایرانی اگر توجه کردهباشید، می بینید که این فونت را با اندازه های ۱۸ و حتی بالاتر استفاده کرده اند. این اندازه نه تنها جلب توجه نمی کند، بلکه شکل ظاهری وبلاگ را نیز به هم می زند. برای حالت Bold نیز از اندازه های ۸pt و ۹pt استفاده کنید.

▪ Times New Roman:

خلاف فونت قبلی، این فونت برای اندازه های بزرگ مناسب است. شمامی توانید از اندازه های ۱۲pt تا ۱۵pt استفاده کنید، بدون این که شکل ظاهری متنتانبه هم بریزد. برای Bold نیز از اندازه های بین ۱۱pt تا ۱۳pt استفاده کنید.

▪ فونت های فارسی:

فونت های میترا و نازنین در اندازه های بین ۱۰pt تا ۱۵pt زیباهستند. اگر می خواهید متنی را در ویژه نامه و یا نشریه ای قرار دهید؛ بهتر است ازاندازه ۱۱ فونت میترا استفاده کنید. البته فونت های فارسی هرکدام به تناسب خود ممکناست در اندازه های بزرگ و کوچک نمای متفاوتی داشته باشد. پیش نهاد من این است که هرکدام از این فونت ها را در اندازه های متفاوت تایپ کنید و پرینت کنید تا خودتانتفاوت ها را بیش تر احساس کنید و در انتخاب بین آن ها راحت تر عمل کنید.

▪ فاصله بین خطوط:

اندازه بین خط ها را “۱” بگیرید. اگر می خواهید پایان نامه و یامتنی را تایپ کنید که نیاز به ویرایش دارد فاصله را “۱.۵” بگیرید. هم چنین بینسرتیتر و متن فاصله نیندازید.

▪ حاشیه:

به نظر من حاشیه فقط برای متن های چند برگی است. اگر می خواهیدپایان نامه، ویژه نامه، نشریه و یا متنی را تایپ کنید که صفحات آن زیاد است، حاشیهنگذارید. درصورت حاشیه گذاشتن نیز از حاشیه های کم عرض و ظریف استفاده کنید.

▪ فاصله و نیم فاصله:

همان طور که می دانید در صفحه کلید، از کلید Space برای فاصلهانداختن بین کلمات استفاده می شود. اما این فقط در حالتی است که بخواهیم بین کلماتجدا فاصله بیندازیم. این قاعده در مورد تمامی کلمه ها کاربرد ندارد. مثلاً کلمه “فونت ها” از دو کلمه “فونت” و “ها” تشکیل شده است. اما این دو کلمه به هم وابستهاند و نمی توانند جدا از هم نوشته بشوند. با این وصف، برای این که این دو کلمه رااز هم جدا کنیم، باید از نیم فاصله استفاده کنیم. کلمه “فونتها” را در نظر بگیرید. این کلمه باید به صورت جدا نوشته بشود، اغلب تایپیست ها این کلمه را به صورت “فونتها” تایپ می کنند. حال با یک نیم فاصله به “فونت ها” بدل می شود. مزیت استفاده ازنیم فاصله این است که هم به روان خوانده شده متن کمک می کند، هم متن را زیباتر میکند و از همه مهم تر این که از انفصال بین دو کلمه جلوگیری می کند. احتمالاً دیدهاید که در بعضی از متن ها جزئی از کلمه در آخر خط نوشته شده است و جزء دیگر آن اولخط بعدی! این مشکل به خاطر عدم رعایت نیم فاصله و عدم استفاده به جا از آن است.

▪ علایم و نشانه ها(، ؛ . ! ؟ «» () : ” …):

از استفاده نابه جای علایم و نشانه ها خودداری کنید. آن ها رادر جای خود و فقط وقتی که نیاز هست به کار ببرید. توجه کنید که هیچ گاه بین علایم وکلمه ها فاصله نیندازید. مثلاً کاما را از کلمه جدا نکنید و دقیقاً بعد از کلمهبیاورید. هم چنین است برای سایر نشانه ها. در مورد علامت های تعجب، سؤال و «…» نیز افراط نکنید. مثلاً چندتا علامت تعجب را پشت سر هم نیاورید.

تکنیک جدانویسی:

▪ ها:

بیایید از همین الان تصمیم بگیرید کلمه هایی را که جدا هستند بههم نچسپانید. یکی از اشکلات رایج، روی هم نوشتن کلمه ها با پسوند”ها” است. مثلاً بهجای آن ها می نویسند آنها. درصورتی که “ها” همیشه جدا نوشته می شود.

▪ ب:

اگر می خواهیم کلمه را با افزدون “ب” امری کنیم، باید “ب” را بهاول آن اضافه کنیم. مثل “برو، ببر، بپرس”. اما اگر “ب” را می خواهیم در قالب حرفاضافه به کلمه بیفزاییم باید به صورت “به” و افزودن یک نیم فاصله بین آن و کلمه ایکه می خواهد به آن اضافه شود، بیاوریم. مثل “به صورت، به حالتی، به هم و…” حالتسومی هم هست که “ب” جزء کلمه است. در این مورد باید دقت کنید که با موارد بالااشتباه نگیرید.

▪ که:

این کلمه نیز جدا نوشته می شود. مثل: “این که، آن که، درصورتیکه و…”

▪ تر:

به غیر از کلمه های “بهتر” و “کهتر” همیشه جدا نوشته می شود. مثل: “بیش تر، کم تر، کوتاه تر و…”

▪ می و نمی:

“می” و “نمی” همیشه جدا نوشته می شوند. مثلا: “میشود” اشتباهاست و شکل صحیح آن، “می شود” است.

▪ توجه: در تمامی موارد بالا باید از نیم فاصله استفاده کنید.

معرفی Tray layout:

این نرم افزار کدپیج استاندارد زبان فارسی است و این امکان را می دهد که صفحه کلید شما فارسی شود. “ژ” و “پ” صفحه کلید نیز در جای خود قرار می گیرند. برای نیم فاصله باید کلیدهایShift + Spaceرا فشار دهید. (البته اگر این نرم افزار را نداشته باشید می توانید از کلیدهایCtrl + استفاده کنید.) از قابلیت های دیگرش این است که حروف “ی” و “ک” و ارقام “۴.۵.۶” فارسی نوشته می شوند. رایگان بوده و حجم بسیار کمی دارد (حدود۲۱۲kb) و می توانید آن را از اینترنت دانلود کنید. البته اخیراً ویندوزهای جدیدی توسط مهندسان ایرانی بهینه شده است و این نرم افزار را هنگام بارگذاری ویندوز، بار می کن

اصطلاحات رایج در مکاتبات اداری

نامه های اداری اصطلاحاتی دارند که برای انتقال سریع و آسان مطالب ، باید معنا و کاربرد آنها را فرا گرفت . مهمترین آنها عبارتند از :

– اقدام مقتضی : مجموعه فرمان هایی است در مورد کارهای خاص ، لازم ، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد .

– اندیکاتور ( نامه نا ) : به دفتری گفته می شود که برای ثبت تمام نامه های وارده و صادره به کار گرفته و بطور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود .

– اندیکس ( نمایه ) : در اصطلاح اداری دفتر راهنمایی است که نامه های ثبت شده در دفتر اندیکاتور را بر اساس شماره های مخصوص در آن شماره گذاری می کنند و جستجوی نامه در دفتر اندیکاتور با راهنمایی اندیکس به سادگی صورت می گیرد .

– ایفاد : در نامه های اداری معنای ” ارسال کردن ” می دهد .

– پی نوشت : به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می آید گفته می شود . پی نوشت بطور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می رود که در حقیقت ” هامش ” نامه است .

– هامش : واژه عربی و به معنای حاشیه و مرز است و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته می شود که در حاشیه نامه نوشته می شود .

– پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می شود پیوست نام دارد . بطور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه ، کلمه پیوست چاپ می گردد . اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید روبه روی آن کلمه ی ” دارد ” را اضافه کنیم و یا تعداد برگه های پیوست را بنویسیم .

– رونوشت : عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از نامه اصلی . اگر نامه ای اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد ، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می شود . یک نسخه هم نامه اصلی است .

– برابر مقررات : اگر دستور دهنده بخواهد مجری دستور ، مقررات مرتبط با موضوعی را اجرا کند ، در پی نوشت نامه از این اصطلاح استفاده می کند .

– پیرو : وقتی نامه ای به جایی و یا برای مسئولی فرستاده می شود اما پاسخی دریافت نمی گردد و یا پس از ارسال نامه مشخص می شود که نیاز به توضیحات بیشتری بوده است در آغاز نامه یا نامه های بعدی از اصطلاح ” پیرو ” استفاده می کنند . مانند : ” پیرو نامه ی شماره ….. ”

– عطف : اگر نویسنده ی نامه بخواهد توجه مخاطب را به نامه یا موضوعی که پیش از آن بیان شده جلب نماید ، این اصطلاح را به کار می برد .

ب- اندازه و ابعاد نامه های اداری :

طبق دستورالعمل اداره کل بهبود روش ها در سازمان امور اداری و استخدامی سابق ابعاد و اندازه های زیر به عنوان استاندارد ابلاغ شده است :

قطع A3 اندازه:۲۹۷*۴۲۰ کاربردش در نمودارها،جدولها و صورتهای مالی است
قطع A4 اندازه:۲۱۰*۲۹۷ کاربردش در نامه های بیشتر از ۵ خط است
قطع A5 اندازه:۱۴۸*۲۱۰ کاربردش در نامه های کمتر از ۵ خط است

برای حفظ هماهنگی ظاهر نامه ها و آسانی بایگانی آنها در پوشه ، بدون آن که کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند ، می بایست فاصله ی حاشیه های نامه را در اولین صفحه قطع بزرگ به شکل زیر رعایت نمود :

– ۴ سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان

– ۲ سانتی متر از عنوان تا اولین سطر

– ۵/۳ سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول

– ۵/۲ سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم

– ۵/۱ سانتی متر از سمت چپ حاشیه

– ۵/۲ سانتی متر حاشیه ی پایین صفحه تا آخرین سطر نامه

ج – اجزای نامه اداری :

– سرلوحه : عبارتست از قسمتی از نامه که در بالای کاغذهای اداری چاپ می شود شامل :

۱- نشانه جمهوری اسلامی ایران در بالای سمت راست یا بالای صفحه

۲- نام سازمان اصلی زیر نشانه و نام واحد یا اداره ی وابسته زیر نام سازمان اصلی

۳- تاریخ ، شماره نامه و پیوست در بالای سمت چپ نامه

۴- عنوان گیرنده ، فرستنده و موضوع نامه

– عنوان گیرنده : که با کلمه ی ” به ” در نامه مشخص می شود ، عبارتست از نام شخص یا موسسه ای که نامه برای آن فرستاده می شود .

– عنوان فرستنده : که با کلمه ” از ” در نامه مشخص می شود ، عبارتست از نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته می شود .

در مکاتباتی که برای مسئول مشخصی در یک سازمان نوشته می شود و یا فرستنده و تنظیم کننده قصد دارد ضمن رسمی بودن نامه ، احترام ویژه ای برای گیرنده ی آن قایل شود از چارچوب ” از : ، به : ” استفاده نمی شود و به جای آن نام شخص و سپس سمت سازمانی او نوشته می شود . در حقیقت نام حقیقی افراد از عنوان و مقام آنها بالاتر است . نام فرستنده نامه و یا سازمان فرستنده نیز روی نشانه ی نامه و یا در بخش پایانی نامه مشخص می گردد .

– موضوع : عبارتست از جمله ی کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد ( یعنی متن نامه درباره ی چه موضوع و مقصودی است ) . کلمه ی موضوع در بالای نامه همیشه زیر عنوان فرستنده آورده می شود و جمله ای که روبه روی آن نوشته می شود نمایان گر هدف یا اهداف اصلی نامه است بنابراین باید بیانگر محتوای نامه باشد . نوشتن یک جمله خوب و روشن گر در قسمت موضوع ، سبب می شود تا در توزیع و ثبت نامه سهولت لازم فراهم گردد .

– متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع اصلی نامه نوشته می شود . متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف یا بند تشکیل شده باشد که قسمت اول پاراگراف را افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند .

– مشخصات امضاء کننده نامه : این مشخصات شامل نام و نام خانوادگی ، مقام و موقعیت سازمانی امضاء کننده در پایین سمت چپ نامه قرار می گیرد .

نام و نام خانوادگی در بالا و در وسط عنوان سمت سازمانی قرار می گیرد .